Sosteniamo alti standard di integrità e trasparenza

Operiamo secondo principi etici, nel pieno rispetto delle normative, delle Persone con cui lavoriamo, dell’ambiente che ci circonda e di tutte le realtà con le quali interagiamo quotidianamente.


Compliance

Essere in compliance significa agire nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti aziendali: per noi, semplicemente, l’unico modo di fare il nostro lavoro.

La conformità alle leggi e alle normative che regolano il mercato dei farmaci, dei vaccini e di altri prodotti (veterinari, biologici, medical device) è uno degli elementi fondamentali su cui si basa la nostra attività.

La Compliance di MSD Italia è la funzione preposta a prevenire, individuare e risolvere potenziali violazioni di legge o casi di inosservanza delle policy aziendali, dei codici di condotta e delle procedure. La sua missione si traduce quindi nel fornire alla Società una supervisione indipendente su tutte le questioni di aderenza alle leggi ed ai regolamenti, nonché nel garantire la trasparenza delle informazioni, promuovendo al tempo stesso attività di formazione ed educazione di tutti i dipendenti, Top Management incluso.

La Compliance, pertanto, è a tutti gli effetti un partner del business di MSD che coadiuva e supporta tutte le Divisioni del Gruppo, dalla Ricerca e la Produzione, sino alla Commercializzazione dei prodotti.

In MSD vige un consolidato Programma di Compliance articolato su due livelli:

  • Corporate, basato su:
    • Code of Conduct Merck & Co., Inc., Kenilworth, NJ, USA “Our Values and Standards”;
    • Company Policy;
    • Procedure Corporate.
  • MSD Italia, che integra il programma corporate con le normative applicabili a livello nazionale e le regolamentazioni adottate da MSD Italia, quali:
    • Modello Organizzativo 231;
    • Certificazione Farmindustria;
    • Codice Etico MSD Italia;
    • Procedure Locali.

In questo quadro complesso, articolato e caratterizzato da una continua evoluzione, è possibile descrivere il coordinamento operato dalla Compliance in quattro principali macro-attività:

1. Risk assessment
La Compliance esegue una mappatura periodica dei rischi, durante la quale sono identificati e valutati i rischi specifici associati ai diversi processi aziendali, tenendo conto sia dell’evoluzione del mercato e del business, sia delle evoluzioni normative interne ed esterne. Sono inoltre individuate le misure di controllo necessarie ad assicurare un costante presidio sulle principali aree di rischio.

2. Predisposizione e aggiornamento della normativa interna

La Compliance supporta le strutture aziendali nell’elaborazione e nell’aggiornamento periodico della normativa interna (procedure, linee guida, policy) in funzione dell’evoluzione del quadro normativo di riferimento a livello nazionale ed internazionale, prevenendo disallineamenti o ridondanze tra procedure aziendali e regole interne/esterne all’azienda.
Per garantire l’accessibilità alla normativa di riferimento nell’ambito del Gruppo MSD, l’intero corpo procedurale è reso disponibile nell’intranet aziendale sul Team Space Compliance.

3. Formazione continua del personale

La formazione rappresenta uno strumento essenziale per garantire la diffusione tra il personale dei principi che devono governare il business, per aumentare la consapevolezza sui valori etici e sugli standard di comportamento, nonché per promuovere la cultura della conformità e del controllo dei rischi di compliance nell’ambito dei diversi processi aziendali.
In questo contesto, rientrano anche le attività di sensibilizzazione continua delle risorse umane promosse sui temi dell’integrità e dell’etica professionale.

L’attività di formazione e di sensibilizzazione deve essere finalizzata ad approfondire la conoscenza delle normative rientranti nel perimetro di intervento della funzione, a rendere consapevoli dei rischi di non conformità, oltre che a promuovere e consolidare una cultura basata su principi etici che inducano sempre più a comportamenti corretti e conformi a regole esterne ed interne.
La Compliance assicura che tutto il personale di MSD Italia sia adeguatamente informato e formato, tenendo sotto controllo la partecipazione ai corsi promossi a livello corporate, in modalità e-learning, e promuovendo corsi in aula a livello locale, ritagliati sui diversi ruoli aziendali, che consentono di calare la compliance nella specificità delle diverse aree di business.

Durante questi corsi, vengono trattate le principali aree di rischio tipiche del settore farmaceutico, le norme applicabili e le procedure sviluppate a presidio dei rischi. È presentato, attraverso casi concreti, il panorama normativo italiano, con particolare riferimento al D. Lgs. 219/06 (Codice del Farmaco), D. Lgs. 231/01 e il Codice Deontologico Farmindustria, nonché, a livello internazionale, l’FCPA (Foreign Corrupt Practices Act).

4. Auditing e monitoraggio

La Compliance esegue attività di auditing interno e monitoraggio delle singole unità aziendali, con l’obiettivo di valutare la reale conformità alle leggi, policy e procedure aziendali. Supporta inoltre le diverse unità aziendali durante gli audit promossi a livello corporate o da soggetti esterni all’organizzazione.

Il programma di audit interno ed esterno viene definito in base allo stato e all’importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica, ai risultati del risk assessment, oltre che dei precedenti audit, e sempre tenendo conto dell’evoluzione normativa di settore a livello nazionale ed internazionale, dell’evoluzione del mercato e dei settori di attività dell’Azienda.

Le evidenze emerse a seguito dei controlli sono trasmesse all’Organismo di Vigilanza della Divisione sottoposta ad audit, che ha il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo 231, procedendo al suo aggiornamento.

I risultati delle attività di auditing e monitoraggio rappresentano uno degli elementi di input nella fase di risk assessment, definendo così un ciclo continuo dei processi orientato ad assicurare nel tempo il rispetto della compliance ed il controllo delle aree di rischio specifico.


Il Modello Organizzativo 231

Il D. Lgs. n. 231/2001 ha introdotto in Italia una nuova forma di responsabilità amministrativa delle Società per alcune tipologie di reati commessi dai propri amministratori e dipendenti, nonché dai soggetti che agiscono in nome e per conto della Società. Il Modello Organizzativo 231 è quindi uno strumento adottato da una persona giuridica, o associazione priva di personalità giuridica, volto a prevenire la responsabilità penale derivante da tale decreto.

Già nel 1999, MSD ha sviluppato un Codice di Condotta aziendale che viene distribuito e continuamente aggiornato (nel 2002, nel 2005 e in ultimo nel 2011). Il Codice di Condotta è un mezzo che garantisce la gestione equa ed efficace delle relazioni umane, sostenendo la reputazione dell’Azienda in modo da creare fiducia verso l’esterno.

Con l’introduzione della legge 231/2001 “Responsabilità Amministrativa degli Enti”, MSD Italia ha adottato un Modello Organizzativo finalizzato a contrastare il rischio di potenziale commissione di reati da parte della Azienda, soggetto a periodico controllo da parte della Compliance e dell’Organismo di Vigilanza. La Legge 231 prevede che le società siano chiamate a rispondere, in sede penale, per taluni reati commessi dagli Amministratori, figure apicali o dipendenti, nell’interesse o a vantaggio della società stessa. L’elenco dei reati include reati contro la pubblica amministrazione (corruzione di pubblici ufficiali, concussione, etc.), informatici, transnazionali, abuso di mercato, riciclaggio, reati connessi alla tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, contro l’industria e il commercio, ambientali e di traffico illecito di rifiuti. Il Modello Organizzativo adottato si articola in diverse componenti tra le quali identificazione e valutazione dei rischi con conseguente misure di gestione, analisi dei processi e delle procedure, elaborazione di linee guida e codice etico, realizzazione di programmi di formazione e di audit interni.

Nello specifico, i soggetti destinatari del Modello sono gli amministratori, i dirigenti ed i dipendenti della Società, nonché tutti coloro che, a qualunque titolo, operano nell’ambito delle aree cosiddette sensibili per conto o nell’interesse della Società.

Il Modello Organizzativo di MSD Italia è strutturato in modo tale da rispondere alle seguenti esigenze:

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